Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb

Externe Prozessbegleitung und -Beratung: Evaluierung und Fortschreibung der Lokalen Entwicklungsstrategie der Lokalen Aktionsgruppe Regionalentwicklung Westallgäu-Bayerischer Bodensee e.V. im Rahmen des LEADER-Förderprogramms im Hinblick auf die neue Förderperiode (voraussichtlicher Beginn 2023) bis 2027

Allgemeine Informationen

Der Verein Regionalentwicklung Westallgäu-Bayerischer Bodensee e.V. ist Träger der Lokalen Aktionsgruppe (LAG) Regionalentwicklung Westallgäu-Bayerischer Bodensee im Sinne des Förderprogramms LEADER der Europäischen Union.

Im Hinblick auf eine Neubewerbung für die LEADER-Förderperiode 2023-2027 gilt es nun, die aktuelle Förderperiode 2014-2020 (2022) in einem ersten Schritt auf ihren Erfolg und Nutzen für die Region zu bewerten. In einem zweiten Schritt soll die zukünftige Ausrichtung der Lokalen Entwicklungsstrategie (LES) im Gebiet der LAG (derzeit: Landkreis Lindau und Markt Oberstaufen) im Rahmen von Beteiligungsprozessen festgelegt werden.

Diese Prozessschritte sollen im Rahmen eines Gesamtbeteiligungsprozesses extern begleitet werden.

Die Lokale Entwicklungsstrategie der LAG, unsere durchgeführte Zwischenevaluierung im Jahr 2018 sowie die gesetzten Entwicklungs- und Handlungsziele können Sie unter folgendem Link einsehen: https://www.wbf-mbh.de/leader/konzept/les-2014-2020/

Auftraggeber

Der Regionalentwicklung Westallgäu-Bayerischer Bodensee e.V., vertreten durch den 1. Vorsitzenden Bürgermeister Eric Ballerstedt, tritt als Auftraggeber auf. Zentrale Ansprechpartnerin für die Gesamtkonzeption und für Rückfragen zur vorliegenden Ausschreibung ist Regionalmanagerin Jasmin Sommerweiß (sh. Kontaktdaten unten).

Auftragsgegenstand

Gegenstand der Vergabe sind die Prozessbegleitung und Prozessberatung zur Evaluierung und Fortschreibung der Lokalen Entwicklungsstrategie der Lokalen Aktionsgruppe Regionalentwicklung Westallgäu-Bayerischer Bodensee e.V..

Ausschreibungsziel: Externe Prozessbegleitung und -beratung für Gesamtprozess bestehend aus drei Prozessbausteinen

 

Baustein 1:

Evaluierung der Lokalen Entwicklungsstrategie für die LEADER-Förderperiode 2014-2022

und

Baustein 2:

Regionalkonferenz als verbindendes Prozesselement von Baustein 1 und Baustein 2

und

Baustein 3:

Fortschreibung der Lokalen Entwicklungsstrategie gemäß den Vorgaben des Bayerischen Staatsministeriums für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten für die LEADER-Förderperiode 2023-2027

Formulierung des Bedarfs und der Leistung:

Baustein 1:

Evaluierung der Lokalen Entwicklungsstrategie für die LEADER-Förderperiode 2014-2022

Pos. 1) Prozessgestaltung

  • Gemeinsame Prozessabsprache für eine zielführende Gestaltung der Evaluierung im Sinne eines Auftaktgesprächs mit dem Vorstand und dem LAG-Management: Abklärung von Vorgaben, Arbeitsstrukturen und Zuständigkeiten
  • Als Betrachtungsendzeitpunkt wird der 31.12.2020 festgelegt. Soweit möglich und sinnvoll, sind auch weitergehende Ergebnisse aus dem Jahr 2021 mit einzubeziehen (in vorheriger Absprache mit dem Auftraggeber)
  • Zu evaluierende Inhalte (unter Berücksichtigung der Ergebnisse der im Jahr 2018 durchgeführten Zwischenevaluierung):
  • Wirksamkeit der in der LES formulierten Entwicklungs- und Handlungsziele einschließlich der gewählten und erreichten Zielwerte
  • Arbeitsweise und Struktur der LAG
  • Aufgaben des LAG-Managements
  • Datenbasis wird vom Auftraggeber gestellt: Projekt- und Prozess-Monitoring-Daten (Ausnahme: Zielwerte sh. Arbeitsgruppen-Sitzungen unten)
  • Beratung, Abwicklung, Projektmanagement, Besprechungen, sonstige Abstimmungen, auch teilweise digital möglich / wünschenswert (In dem Angebot müssen der geplante Ablauf der Evaluation und die notwendigen Abstimmungsgespräche mit dem Auftraggeber dargestellt werden.)

Pos. 2) Quantitative, schriftliche, standardisierte Befragung

  • Entwicklung, Erstellung, Durchführung und Auswertung standardisierter schriftlicher Befragungen der beteiligten Akteure der LAG je Zielgruppe:
  • Zielgruppen: Vorstand, Vereinsmitglieder, EG-Mitglieder, (potenzielle) Projektträger und ggf. weitere Akteure
  • Inhalte (können aus der Beratung noch abweichen): Lokale Aktionsgruppe (Fördergebiet, Rechtsform, Finanzierung, (Organisations-)Struktur, Arbeitsweise, (zukünftige) Hauptaufgaben, Vernetzung, Kooperationen), Öffentlichkeitsarbeit (Presse, social media, Homepage), Projektmanagement, Entwicklungs- und Handlungsziele, Beteiligungsstrukturen, Zufriedenheit / Verbesserungsvorschläge, Mehrwert von LEADER für die Region, statistische Angaben
  • Entweder mehrere kleinere schriftliche Befragungen und somit für jede Zielgruppe oder eine groß angelegte schriftliche Befragung mit Unterteilungen und Fragen ausschließlich für einzelne Zielgruppen
  • Technische Umsetzung: digital und analog

Pos. 3) Bilanzworkshop

  • Inhaltliche und methodische Vorbereitung, Durchführung sowie Aus- und Bewertung der Ergebnisse (inkl. Protokollerstellung) inkl. Moderation eines Bilanzworkshops mit den Schlüsselakteuren der LAG
  • Die Organisation der Räumlichkeiten und die Einladung der Teilnehmer erfolgt durch den Auftraggeber. Darüber hinaus ist der Auftraggeber für das Bereitstellen von Veranstaltungs-/Moderations- und Präsentationstechnik zuständig.
  • Geschätzte Teilnehmerzahl: 80 – 100

Pos. 4) Arbeitsgruppensitzungen

  • Durchführung des Monitorings inkl. inhaltlicher und methodischer Vorbereitung, Durchführung sowie Aus- und Bewertung der Ergebnisse (inkl. Protokollerstellung) inkl. Moderation von 4 Arbeitsgruppen-Sitzungen zu jedem unserer Entwicklungsziele: bisherige Zielgrößen evaluieren, neu festsetzen und bewerten als Datenbasis (sh. oben)
  • Geschätzte Teilnehmerzahl je Arbeitsgruppe: 20

Hintergrundinformation: die festgesetzten Zielgrößen im Rahmen der aktuellen LES sind nicht auswertbar und sollen nach Beratung im Vorstand neu aufgestellt und für die Evaluierung sinnvoll bewertet werden.

  • Die Organisation der Räumlichkeiten und die Einladung der Teilnehmer erfolgt durch den Auftraggeber. Darüber hinaus ist der Auftraggeber für das Bereitstellen von Veranstaltungs-/Moderations- und Präsentationstechnik zuständig.

Pos. 5) Evaluierungsbericht

  • Erstellung eines Evaluierungsberichts in Kooperation mit dem Auftraggeber:
  • Datenbasis: Projektstatistik (wird vom Auftraggeber erstellt), Umsetzung LES nach Entwicklungs- und Handlungszielen, Zielkontrolle (Ergebnisse aus den Arbeitsgruppen), Ergebnisse der Befragungen, Ergebnisse der Workshops
  • Bewertung und Analyse der Datenbasis (Gesamtanalyse)
  • Inhalte (können aus der Beratung noch abweichen): Einführung, Methodik, Lokale Aktionsgruppe, Handlungsfelder und Projekte, Entwicklungsstrategie und Zielerreichung, Zusammenfassung inkl. Handlungsempfehlungen
  • Vollständig formulierter Evaluierungsbericht und Grafiken auf Basis des bestehenden Styleguides des Vereins
  • Zwei Korrekturschleifen sollen beinhaltet sein.
  • Einreichung: digital als ungeschützte PDF

Begleitende Öffentlichkeitsarbeit im Sinne von Pressemitteilungen, Newslettern, social media Beiträgen, etc. wird vom Auftraggeber selbstständig durchgeführt.

Baustein 2:

Regionalkonferenz als verbindendes Prozesselement von Baustein 1 und Baustein 2

Geplant ist eine öffentliche Regionalkonferenz, bestehend aus zwei aufeinanderfolgenden Teilen „Evaluierung“ und „Fortschreibung der LES“ im Rahmen einer Veranstaltung (bspw. Teil 1 = vormittags, Teil 2 = nachmittags). Ziel ist es, durch die Regionalkonferenz beide Einzelprozesse zu einem Gesamtprozess zu verbinden. Die Abschlussevaluierung ist somit die Basis für die geplante Fortschreibung der Lokalen Entwicklungsstrategie für die neue Förderperiode.

Geschätzte Teilnehmerzahl: 80 – 100

Pos. 1) Teil 1

  • Entwicklung, Durchführung und Auswertung des ersten Teils der Regionalkonferenz mit dem Thema „Evaluierung“
  • Vorstellung der Ergebnisse der Evaluierung inkl. Handlungsempfehlungen im Rahmen einer öffentlichen Mitgliederversammlung, die während der Regionalkonferenz stattfinden soll
  • Die Organisation der Räumlichkeiten und die Einladung der Teilnehmer erfolgt durch den Auftraggeber. Darüber hinaus ist der Auftraggeber für das Bereitstellen von Veranstaltungs-/Moderations- und Präsentationstechnik zuständig.
  • Offizielle Sitzungsprotokolle werden seitens des Auftraggebers erstellt.
  • Grundlage für Teil 2 der Regionalkonferenz

Pos. 2) Teil 2

  • Entwicklung, Durchführung und Auswertung (inkl. Protokollerstellung) des zweiten Teils der Regionalkonferenz mit dem Thema „Fortschreibung der LES“
  • Aufarbeitung des übergeordneten Themas „Resilienz“ für die Region mit allen relevanten Akteuren und in Bezug setzen zu den fortgeschriebenen Entwicklungs- und Handlungszielen der LES inkl. Aufarbeitung der ersten Ansätze einer SWOT-Analyse zu den formulierten Zielen (Braucht es neue Ziele? Reichen die Entwicklungsfelder?)

Baustein 3:

Fortschreibung der Lokalen Entwicklungsstrategie gemäß den Vorgaben des Bayerischen Staatsministeriums für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten für die LEADER-Förderperiode 2023-2027

Die Fortschreibung der Lokalen Entwicklungsstrategie hat sich an den Vorgaben und Empfehlungen des Bayerischen Staatsministeriums für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten (StMELF) zu orientieren (voraussichtliche Ausschreibung seitens des Ministeriums inkl. aller Vorgaben im Spätherbst 2021). Alle geplanten Veranstaltungen sind öffentlich zugänglich.

Pos. 1) Prozessgestaltung

  • Gemeinsame Prozessabsprache für eine zielführende Gestaltung der Fortschreibung im Sinne eines Auftaktgesprächs mit dem Vorstand und dem LAG-Management: Abklärung von Vorgaben, Arbeitsstrukturen und Zuständigkeiten
  • Beratung, Abwicklung, Projektmanagement, Besprechungen, sonstige Abstimmungen, auch teilweise digital möglich / wünschenswert (In dem Angebot müssen der geplante Ablauf der Fortschreibung und die notwendigen Abstimmungsgespräche mit dem Auftraggeber dargestellt werden.)
  • Enge Abstimmung mit den Förderbehörden
  • Alle Leistungselemente müssen rechtzeitig für die Bewerbung als LAG im Rahmen der neuen Förderperiode erbracht werden. Hierzu sind die Vorgaben des StMELF in formeller als auch zeitlicher Hinsicht einzuhalten. Der genaue zeitliche Ablauf ist mit dem Auftraggeber abzustimmen.

Pos. 2) Zukunftsworkshop

  • Inhaltliche und methodische Vorbereitung, Durchführung sowie Aus- und Bewertung der Ergebnisse (inkl. Protokollerstellung) inkl. Moderation eines Zukunftsworkshops mit allen Schlüsselakteuren der LAG (alternativ mehrere kleinere auf die einzelnen Zielgruppen gerichtete Workshops) zur zukünftigen strukturellen/organisatorischen Aufstellung der LAG
  • Die Organisation der Räumlichkeiten und die Einladung der Teilnehmer erfolgt durch den Auftraggeber. Darüber hinaus ist der Auftraggeber für das Bereitstellen von Veranstaltungs-/Moderations- und Präsentationstechnik zuständig.
  • Geschätzte Teilnehmerzahl: 80 – 100

Pos. 3) Arbeitsgruppensitzungen

  • Inhaltliche und methodische Vorbereitung, Durchführung sowie Aus- und Bewertung der Ergebnisse (inkl. Protokollerstellung) inkl. Moderation von 4 Arbeitsgruppen-Sitzungen zu jedem Entwicklungsziel (im Sinne von Expertenworkshops)
  • Durchführung der SWOT Analyse der Entwicklungs- und Handlungsziele: Ergebnis in Form einer Kartendarstellung
  • Festsetzung neuer Zielgrößen für die neue Förderperiode auf Basis der SWOT Analyse
  • Findung von Startprojekten für die neue Förderperiode
  • Die Organisation der Räumlichkeiten und die Einladung der Teilnehmer erfolgt durch den Auftraggeber. Darüber hinaus ist der Auftraggeber für das Bereitstellen von Veranstaltungs-/Moderations- und Präsentationstechnik zuständig.
  • Geschätzte Teilnehmerzahl je Arbeitsgruppe: 20

Pos. 4) Lokale Entwicklungsstrategie 2023 – 2027

  • Vollständig formulierte Textbausteine nach den Vorgaben des StMELF (in Anlehnung an die aktuelle Lokale Entwicklungsstrategie), welche in den Gesamttext der Lokalen Entwicklungsstrategie eingefügt werden können. Diese werden dem Auftraggeber in digitaler Form zur Verfügung gestellt.
  • Auf der Basis der vorangegangenen Punkte wird vom Auftraggeber die Erstellung des Gesamttextes der Lokalen Entwicklungsstrategie erstellt.
  • Zwei Korrekturschleifen sollen beinhaltet sein.
  • Abschlusspräsentation mit Verabschiedung der fortgeschriebenen Lokalen Entwicklungsstrategie im Rahmen einer Mitgliederversammlung

Pos. 5) Öffentlichkeitsarbeit

  • Grafikdesign und Layout der Lokalen Entwicklungsstrategie auf Basis des bestehenden Styleguides des Vereins:
  • Grafische Ausarbeitung und Umsetzung der Ergebnisse, des Layouts und des Titelblatts
  • Gemeinsames Aufarbeiten und Strukturieren der Inhalte, inkl. Bildrecherche
  • Satzarbeiten für alle geforderten Anwendungen, Datenhandling, Korrekturen, Datenprüfung
  • Einreichung digital als fertige Druckdatei
  • Aufbereitung und Anpassung des bestehenden Flyers und des Roll-Ups der Lokalen Aktionsgruppe an die neuen Vorgaben auf Basis des Styleguides des Vereins (Druckdatei des bestehenden Flyers wird vom Auftraggeber gestellt)

Begleitende Öffentlichkeitsarbeit im Sinne von Pressemitteilungen, Newslettern, social media Beiträgen, etc. wird vom Auftraggeber selbstständig durchgeführt und ist nicht Teil der Ausschreibung / dieser Leistungsbeschreibung.

Alle Leistungselemente sollen in enger Absprache mit dem Auftraggeber erfolgen. Es ist eine angemessene Anzahl an Besprechungsterminen zur fachlichen Beratung der Prozessphasen einzuplanen.

Darüber hinaus sollen alle Veranstaltungsformate vor dem Hintergrund der aktuellen Covid-19-Pandemie auch als digitale und/oder hybride Varianten umgesetzt werden können. Kommunikationskosten für Online-Formate und die damit verbundenen Software-Lösungen übernimmt der Auftragnehmer.

Wird beabsichtigt, Teile der Leistung von Unterauftragnehmern ausführen zu lassen, müssen im Angebot Art und Umfang der durch Unterauftragnehmer auszuführenden Leistungen angegeben und die jeweils dafür vorgesehenen Unteraufragnehmer benannt werden.

Ort der Ausführung

Landkreis Lindau und Markt Oberstaufen (= LAG-Gebiet)

Voraussichtliche Zeitplanung

Abgabefrist Angebot: 20.08.2021

Bindefrist der Angebote: 30 Tage

Auftragsvergabe: voraussichtlich bis 03.09.2021

Beginn: 06.09.2021

Die Erbringung der Leistungsinhalte (Bausteine 1-3) ist bis spätestens Sommer 2022 abzuschließen.

Aktueller konkreter Zeitplan:

September 2021 – November 2021: Evaluierung

November 2021: Regionalkonferenz

Dezember 2021 – Sommer 2022: Fortschreibung der LES

Der Auftraggeber behält sich jedoch etwaige Änderungen im Zeitplan vor je nach Änderungen in den Vorgaben des StMELF.

Zuschlagskriterien

Als Bewertungsgrundlage für den Zuschlag wird die einfache Richtwertmethode angewandt. Hierbei wird das Verhältnis aus Leistungspunkten und dem Preis herangezogen.

Folgende Formel wird angewandt:

Z = L / P * 100

Z = Nutzwert des wertbaren Angebots

L = Summe der Leistungspunkte (LP) des wertbaren Angebots zwischen 0 und 60

P = Preis des wertbaren Angebots

L und P erhalten somit das gleiche Gewicht (50:50).

Die Leistungspunkte werden auf folgender Bewertungsbasis summiert:

Betrachtet werden die wertbaren Angebote zur externen Begleitung und Beratung des Gesamtprozesses der Evaluierung und Fortschreibung der Lokalen Entwicklungsstrategie gemäß beigefügter Leistungsbeschreibung.

Folgende Kriterien werden herangezogen:

  • Plausibilität des Zeitplans der einzelnen Prozessbausteine
  • Skizzierung digitaler und/oder hybrider Veranstaltungs- und Sitzungsformate als Alternative zu analogen Terminen
  • Stringenz des Prozesses im Sinne der Darstellung zielgruppenspezifischer Veranstaltungsformate mit inhaltlichen Schwerpunkten
  • Zweckmäßigkeit der Prozessstruktur
  • Darstellung der vollumfänglichen Prozessbegleitung im Sinne der Beschreibung der einzelnen Arbeitsinhalte / -Schritte
  • Nachvollziehbarkeit der Kommunikation mit dem Auftraggeber

Die wertbaren Angebote werden auf diese Kriterien hin bewertet, wobei jedes wertbare Angebot

10 Punkte erhält, wenn die Anforderung eines Kriteriums komplett erfüllt wird,

5 Punkte erhält, wenn die Anforderung eines Kriteriums teilweise erfüllt wird sowie

0 Punkte erhält, wenn die Anforderung eines Kriteriums unzureichend erfüllt wird.

Ein wertbares Angebot kann somit pro Kriterium jeweils von 0 bis 10 Leistungspunkte erhalten und insgesamt von 0 bis 60 Leistungspunkte.

Zuschlag:

Den Zuschlag erhält das wertbare Angebot mit dem höchsten Nutzwert. Bei gleichem Nutzwert erfolgt der Zuschlag auf das Angebot mit dem niedrigsten Gesamtpreis (netto).

 

Bei dieser Bekanntmachung handelt es sich um eine Vorinformation.

Interessierte Unternehmen haben die Möglichkeit, Ihr Interesse an dem Auftrag beim Regionalentwicklung Westallgäu-Bayerischer Bodensee e.V. zu bekunden.

Kontaktdaten:

Regionalentwicklung Westallgäu-Bayerischer Bodensee e.V.

Regionalmanagerin Jasmin Sommerweiß

Bregenzerstraße 33, 88131 Lindau

08382 270 551

jasmin.sommerweiss@wbf-mbh.de

Weitere Informationen zur LAG und zum Verein finden Sie hier: https://www.wbf-mbh.de/

* Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird hier die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.